Chắc là khi gọi đến tổng đài bạn đã không còn lạ gì với một giọng nói tự động hướng dẫn các tương tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đấy chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là loại hình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về giải pháp này nhé.
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là tính năng cơ bản trên tổng đài hỗ trợ phân loại người dùng qua các nút bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, điều hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý khó khăn của khách hàng.
Nguyên lý hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng gọi điện đến tổng đài họ sẽ lắng nghe một đoạn ghi âm chuẩn bị sẵn. Trong đoạn nói gồm có lời chào và hướng dẫn bấm trên bàn phím để điều hướng cuộc gọi theo yêu cầu của khách hàng.
Giả sử đoạn ghi âm sẵn:
- “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
- Phím 1 phòng Kinh doanh
- Phim 2 phòng Kế toán
- Phím 3 phòng Nhân sự
- Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
- Phím 5 phòng Marketing
- Phím 0 để gặp tổng đài viên
- Xin cảm ơn”
Vì vậy quá trình được tối ưu hóa, khách hàng/đối tác sẽ kết nối thẳng phòng ban mà mình muốn.
Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?
Lợi ích tổng đài trả lời tự động đem lại
Sự hình thành của hệ thống trả lời tự động đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người dùng, cụ thể như sau:
Giảm khối lượng công việc
Hằng ngày, bộ phận lễ tân tiếp nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi giải đáp thắc mắc người dùng.Do vậy lượng công việc khá nhiều và ”làm không xuể”. Vì vậy khi sử dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần bấm phím mà không cần sự hỗ trợ của lễ tân. Nhất là vẫn kiểm soát được quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Điều này đã giúp cho bộ phận tiếp tân giảm thiểu một lượng lớn công việc.
Kết nối nhanh hơn
Tổng đài được giúp đỡ từ bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ phải trình bày rõ vấn đề cho họ hiểu. Sau đó phải chờ lễ tân liên kết tới đúng phòng ban. Sau đó, khách hàng sẽ giải thích khó khăn của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi vấn đề được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và nhấn phím gặp các phòng ban có thể xử lý.
Chuyên nghiệp
Các khó khăn hay thắc mắc của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đem lại hình ảnh tổ chức của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Tối ưu chi phí vận hành
Số tiền đầu tư cho hệ thống rất thấp so với chi phí doanh nghiệp chi để thuê nhân sự trực điện thoại.
Không chỉ thế, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn hỗ trợ giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, biến văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và nhiều chức năng được lắp đặt vào hệ thống.
Một số lưu ý khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Sau đây là một số lưu ý giúp công ty tạo dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:
- Lời chào ngắn gọn, rõ ràng: Công ty nên tạo ra câu chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Hạn chế dài dòng, chậm chạp vì những điều đó sẽ khiến người dùng mất kiên nhẫn.
- Đảm bảo thông tin chính xác: Mặc dù tổ chức có thể thay đổi thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại tốn khá nhiều thời gian.
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi lắp đặt tổng đài trả lời tự động. Đó là xu hướng mới ưu việt hơn hình thức nhân viên trực tổng đài như trước. Mong những thông tin trên sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích cho Quý khách hàng.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh